Sponsortools

Planning

A. Doel van de actie.

Formuleer een duidelijk doel van uw actie. Omschrijf deze kort en bondig. Zorg ervoor dat bekend is wat het bedrag is dat de organisatie wil ophalen. Collectanten zullen gemotiveerder zijn als ze duidelijk weten waarvoor ze collecteren en hoeveel ze gezamenlijk proberen op te halen.

B. Timing:

Een goede collecte campagne duurt normaal tussen de een en drie weken. Het kort houden van de campagne zal collectanten gemotiveerd houden. Beter een korte en intensieve campagne dan eentje die uitgesmeerd is over tijd.

Plan uw actie vooruit en bestel de boekjes pas als u klaar bent om de actie in te zetten. U heeft maar liefst een betalingstermijn van 45 dagen! Zorg dat u de actie uitvoert binnen deze termijn en er hoeft geen geld uit de kas!

C. Aantal collectanten:

Bepaal van te voren hoeveel collectanten u voor de fondswerving actie in kunt zetten. Peil de groep of organisatie naar de bereidwilligheid om hier aan mee te werken. Probeer een zo reëel mogelijke inschatting te maken van het aantal deelnemers. Uitgaan van een realistisch aantal deelnemers zal u helpen uw actie beter te plannen.

D. Bepaal de opzet en uitvoering van uw actie:

Collectes kunnen op allerlei wijzen worden uitgevoerd. Afhankelijk van het doel van de actie, het aantal deelnemers en het beoogde bedrag kunnen acties klein of groot worden opgezet.

Een kleine actie kan bestaan uit het toesturen van één boekje per lid met het verzoek dat ieder lid in besloten familie-, kennissen-, en vriendenkring zijn/haar boekje vol laat krassen. Een dergelijke actie is zeer effectief, kost nauwelijks organisatie en is snel uit te voeren. U zult versteld staan hoe makkelijk er binnen een kort tijdsbestek een behoorlijk bedrag wordt ingezameld.

Een grotere actie kan worden opgezet door Sponsortools in te zetten middels huis-aan-huis collectes (soms heeft u een vergunning nodig van de desbetreffende gemeente) of in combinatie met evenementen zoals een braderie, sportdagen, sponsordagen, festivals of andere georganiseerde activiteiten.

Een aantal collecte mogelijkheden op een rij:

bij familie, vrienden, bekenden, relaties, buren en collega’s
tijdens sport dagen, competities en toernooien. Laat zowel leden als ook toeschouwers meedoen.
tijdens wedstrijden en optredens “langs de lijn”
tijdens club feesten en jubileums
tijdens club evenementen zoals braderieën, markten, inzamel acties, enz.
Huis-aan-huis: vaak is hiervoor een vergunning nodig van de desbetreffende gemeente. Deze wordt in de regel zonder problemen afgegeven.

Communicatie

A. Club-, school- of organisatie blad

Gebruik het club-, school- of organisatieblad om leden, leerlingen, vrijwilligers op te roepen mee te doen aan de actie. Plaats een persoonlijk verhaal in het blad en leg hierin uit waarom het zo belangrijk is dat mensen aan de actie mee doen. Vermeld duidelijk het doel van de actie: mensen zijn eerder bereid mee te doen indien ze weten waar het geld precies voor bestemd is.

B. Posters

Op onze website www.sponsortools.nl kunnen Sponsortool posters gratis worden ge-download. Deze kunnen voorzien worden van een eigen tekst. Hang de posters op in de kantine of het clubhuis. Ze kunnen ook worden opgehangen op de ruiten van de winkels in de buurt waar u de actie loopt en/of op publieke plaatsen zoals het prikboord van de bibliotheek en op het gemeentehuis.

C. Advertenties

Op onze website www.sponsortools.nl kunnen speciale advertenties gratis worden ge-download. Deze kunnen voorzien worden van een eigen tekst. De advertenties kunnen worden geplaatst in het clubblad, schoolkrant of ander uitgave of in de plaatselijke krant ter ondersteuning van de actie.

D. PR

Wanneer u een Sponsortool actie organiseert, al of niet in combinatie met een evenement of activiteit is het raadzaam lokale krant/omroep hiervan op de hoogte te stellen. Die kunnen zorgen voor veel gratis publiciteit! Stuur een verhaal in en leg hierin uit waarom het zo belangrijk is dat mensen aan de actie mee doen. Vermeld duidelijk het doel van de actie: mensen zijn eerder bereid mee te doen indien ze weten waar het geld precies voor bestemd is. Op onze website www.sponsortools.nl staat een voorbeeld van een persbericht die naar eigen inzicht kan worden aangepast. Dit persbericht kan gratis worden ge-download.

E. Internet

Heeft uw club een eigen internet site? Maak vermelding op uw site van de te houden actie. Vermeld hierop duidelijk dat de club van plan is een actie te houden. U kunt een speciale Sponsortools banner downloaden op onze site (www.sponsortools.nl) en een link naar www.sponsortools.nl plaatsen op uw site.

F. Berichten: houd uw deelnemers op de hoogte!

Het is belangrijk om iedereen goed op de hoogte te houden van uw fondswerving actie. Brieven en/of mededelingen via internet of email zijn eenvoudige maar doeltreffende manieren om alle belanghebbenden te informeren en te motiveren.

Hier een aantal voorbeelden:

Bericht aan de ouders: als uw actie de inzet van kinderen betreft is het raadzaam de ouders van te voren goed te informeren. Uiteraard is de begeleiding tijdens te actie van groot belang.

Klaar voor de start: Een algemeen bericht ter uitleg van het doel van de actie, het streefbedrag, de wijze van uitvoeren (en het tijdsplan) en uitleg over Sponsortools zelf kan overhandigd/verstuurd worden bij ieder uitgereikt Sponsortoolboekje. Zo weet iedereen wat de bedoeling is en wat van hem/haar verwacht wordt.

Tussentijdse update: Het versturen van een bericht ongeveer een week voor het einde van de actie kan motiverend zijn voor de deelnemers. Hierin kan men nog een keer het belang van de actie onderstrepen en ook een tussenstand - en hoe ver men nog heeft te gaan - doorgeven. Een dergelijk bericht geeft een extra impuls gedurende de actie; het kan ervoor zorgen dat de deelnemers alles op alles zetten om in die belangrijke laatste week zoveel mogelijk bij elkaar te krijgen.

Na afloop: Hooguit twee weken na het aflopen van de actie is het raadzaam de deelnemers op de hoogte stellen over het verloop van de gevoerde actie, hoeveel er is opgehaald en of het doel is bereikt. Wacht hier niet te lang mee. Het goed informeren na afloop vergroot de kans dat de deelnemers een volgende keer weer mee doen!

Prijzen voor de collectanten

Niet alle fondswerving campagnes hebben “incentives” nodig. Een basketbal team dat deel wil nemen aan een toernooi en waarvan ieder team genoot €80 moet ophalen om deel te nemen is waarschijnlijk voldoende gemotiveerd. Maar bij vele fondswerving acties kan het enorm helpen indien er een motiverende beloning in het vooruitzicht wordt gesteld.

Beloon de actieve leden die zich inzetten voor uw actie

Vooral jonge leden vinden het leuk een klein presentje te ontvangen als dank voor hun inzet. Een kleine attentie doet wonderen.

Prijzen: er zijn verschillende soorten prijzen waarmee men de collectanten kan motiveren:

Individuele prijzen: iedereen die een Sponsortoolboekje vol krijgt ontvangt een prijs.
Best-seller prijzen: stel een prijs in het vooruitzicht voor diegene die het meeste geld ophaalt, het meeste boekjes weet vol te krijgen of die boven een bepaald bedrag of aantal boekjes uitkomt.
Loterij prijzen: iedereen die een Sponsortoolboekje vol krijgt een lot en heeft kans op een of meerdere prijzen.
Ontastbare prijzen: creatieve en ludieke acties zorgen voor veel motivatie en vermaak, vooral onder jongeren. Bijv. als een schoolklas een bepaald bedrag ophaalt zal de leraar een ochtend les geven in een clownspak.

De soort prijzen kunnen verschillen en zijn afhankelijk van het budget.

Tip: Reserveer een bepaald percentage van de opbrengst uit Sponsortools al vast voor het beschikbaar stellen van de prijzen. Hou hier rekening mee bij het inplannen van het aantal boekjes en het netto op te halen streef bedrag.